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这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(下)

2022-06-22 科技
神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。 编者按:日常工作中,特别是在面对许多工作内容的时候,许多人都会依赖于待办事项清单。但事实上,这并……

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:日常工作中,特别是在面对许多工作内容的时候,许多人都会依赖于待办事项清单。但事实上,这并不是做好本职工作的最有效方式。这篇文章来自编译,作者在文中分享了 10 个职场中常用的文档模板,帮助你实现更快的自我成长与发展。这是系列文章的下篇,主要分享的是适用于每月、每季度和每年的文档模板。

  • 延伸阅读:这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(下)

图片来源:Pexels.com @Cottonbro

每月文档

6.(持续更新的任务栈中的)影响力追踪

在“持续更新的任务栈”表格中,关注自己已完成或交付的工作,同时记录这些工作产生的影响力。你应该聚焦于关注能够观察到的结果——哪些指标发生了变化?发生了怎样的变化?用户有什么反馈?同事又有什么反馈?

追踪这些结果不仅能为你后续的绩效评估提供素材,还能让你进一步认识哪些工作能够产生真正有效的影响。此外,借助这些内容,你还可以更好地与其他人展开交流,尤其是在他人主动向你寻求帮助的时候。

7. 个人满意度

许多人可能都了解客户满意度评分(Customer Satisfaction,简写为 C-Sat),这一关键绩效指标表示的是客户对公司产品或服务的满意程度。有的人可能还填写过公司满意度调查,这个调查可以生成一个公司满意度分数,以此了解员工对公司的满意程度。

但我认为,我们可以尝试把这种方法应用在个人身上,以此评估个人满意度(Me-Sat)

自我评估的方式有很多。具体而言,我将跟大家分享几个我最喜欢的方式。在实践过后,我发现对我影响最深刻的就是养成了花时间找个地方坐下来安静反思的习惯,同时还学会了从中找出既定模式,以进一步规范将来的行为。

  • 满意度测试:这个方法主要源自于移动支付服务商 Stripe 工程总监大卫·辛格尔顿(David Singleton)设计(且在对外销售)的一套日程管理体系。该方法主要是从享受程度、任务完成程度、目标进展以及学习收获这四个影响满意度的维度,按 1 到 4 分来打分的。当然,你还可以给不同维度设定权重分数。最后,就可以得出个人满意度分数。
  • 四项清单:这个方法主要来自于之前在谷歌和 Facebook 等多家公司担任管理职务的莫利·格雷厄姆(Molly Graham)。具体而言,格雷厄姆建议准备“我喜欢做的事情”、“我擅长做的事情”、“我讨厌做的事情”,以及“我不擅长做的事情”这四项清单。我更倾向于随时更新这四项清单,而不是每月制定新的清单。此外,我还会随时记录有关变化,将其记录在独立的变化日志中。
  • 停止、开始、继续回顾框架:这一经典的回顾框架可以引导你考虑哪些事情是要开始去做的,哪些事情是不应该再做的,以及哪些事情是应该继续做的。通常,它更适用于团队协作或者跨部门协作等工作场景,但你也可以用于个人。
  • 珍视/改变回顾框架:这也是我非常喜欢的一个思考框架。这个思考框架的一方是希望珍视的内容。在这个维度,我会进一步问自己,是想要或需要进一步发展(比如,集中注意力实现进一步提高和成长),还是顺其自然(比如,不做任何干预,接受任何可能出现的结果)。另一方则是我希望改变的内容。在这个维度,我会问自己,自己希望更多还是更少地看到这些内容。

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(下)

根据具体情况,我会适时选择不同的框架方法。事实上,我更青睐于不断地切换尝试不同方法,以保持新鲜感。但无论选择什么方法,其最终目标都是一样的,即认识到自己在工作中应该进一步做好哪些事情。

在获取有效反馈的基础上,通过有针对性的反思练习,并养成把碎片信息串联到一起的习惯,你还可以更好地讲好自身故事,让他人了解你的现状与目标,并更好地为你提供必要的帮助。

每季度文档

8. 个人新闻稿

想象一下,你需要写一份新闻稿,介绍你交付的所有成果及其影响力。你可能在很大程度上都需要参考“持续更新的任务栈”文档(包括影响力追踪),同时还需要参考“我最骄傲的剪贴簿”、“今天我学到了”文档,以及“问题日志”。

在个人新闻稿中,你还可以考虑加入以下内容:

  • 标题:最吸引注意力的主题内容
  • 一句话总结:设想其他人会如何向同事概要介绍这一内容
  • 你交付的三至五个成果
  • 你的时间花在了哪些方面
  • 与进展相关的指标参数
  • 你对团队或公司的贡献
  • (内部外部)利益相关者或用户提供的反馈
  • 一件艺术作品(图表、图片、屏幕截图等)
  • 个人总体情绪或情感
  • 你希望参与但实际上并未参与执行的某项团队或公司任务
  • 真正让你引以为傲的事情
  • 你相对没那么自豪的事情
  • 对未来的展望:接下来计划交付什么成果,你对哪些方面持有期待,公司、团队或个人有哪些好的发展机会、可能存在的潜在障碍因素、风险或者令你感到焦虑的事情

通常,我都更喜欢在周末或者晚上等相对安静的时候做这些工作,以保持更高的专注度。当然,我也会将整体时间控制在三个小时内,让自己无论做什么事情都有个度。

最后,我还建议你尝试将这些内容整合成一篇文章。当然,你不必跟任何人分享,但当你以后再作回顾时,你会觉得这非常有价值,如果它们还对你有激励作用的话,你也更有可能付诸行动。

当你真正完成这些事情过后,你可能就会觉得不可思议,毕竟你可能没想到自己能做到这一步。这种感受会让你在起起落落的职业生涯中继续保持不断前进的步伐。

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图片来源:Pexels.com @olia danilevich

年度文档

9. 工作描述

在朝气蓬勃的公司工作,利弊皆与“一切总是在变”有关,具体包括环境、产品路线图、用户需求、团队构成甚至上司等多个方面的变数。

这即是说,公司对你的需求可能会一直变化,你的工作也可能因此一直变化。由于你每天都保持着这样的工作方式,长时间下来,你就难以发现个人角色和职责发生的重大转变。

这就好比衰老一样,你每天可能难以观察到自己的衰老情况,但如果相隔几年或者十年,你就非常容易察觉自己的衰老。为了让自己更加了解各种变化情况,我每隔六个月都会重写一次自己的工作描述。

具体而言,我的工作描述主要包括以下三个部分:

  • 个人职责与公司及目标的总体关系描述(一两段文字最佳)
  • 以项目列表的形式罗列具体职责内容
  • 在工作中表现出色所需的技能

我发现,第一部分内容通常都保持相对稳定,第二部分总是在变化,最后一部分则在不断地提高。理想情况下,你的职责内容会越来越具有战略性,你的兴趣也会随之大增,而你所掌握的技能始终都能让你游刃有余地应付所有职责内容。

在开始动笔之前,我还建议先写一句令人印象深刻的主题句。你可以思考一下,如果有人通过你的上司了解你最近的工作内容与情况,上司会说什么?对此,你应该提前准备特定的语言描述,始终如一地跟他人谈论你的职责内容和工作情况。

在重写工作描述后,如果能发现一些积极有效的变化,那你就可以尝试跟上司分享。结合自己对自身角色和职责的认识与感想,你还可以进一步展开全面自检,针对你关注的重点领域与上司展开沟通。

另外,我还会尝试写一份一到两年后的工作描述,它能够清晰直观地为你呈现自己在将来希望达成的目标。你不需要写下你现在掌握了什么技能,或者公司需要掌握哪些技能的人才,你只需要关注的是个人未来的发展目标。

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图片来源:Pexels.com @Mikael Blomkvist

10. “和我一起工作”指南

这个方法最初源自于美国医疗数据平台开发商 PatientPing 联合创始人兼首席执行官杰伊·德赛(Jay Desai),它主要呈现和突出的是个人首选工作风格和偏好。

对于希望尝试这份文档的领导者而言,一定要关注表层之下领导权威所产生的影响力。尤其需要关注的是,你是否期望跟你一起工作的人会按照你的偏好调整其工作风格。

对于个人贡献者而言,我认为这份文档非常有助于自我表达,让你达成更好、更健康和更高效的工作关系。只要文档内容足够实用,就能很好地体现出自我意识,从而促进与其他同事的沟通了解。

在跟其他同事共事的过程中,如果我们之前的合作有一些不愉快,并且不知道具体原因的话,我也会借助“和我一起工作”文档来回顾思考。

另外,我还喜欢在这份文档的最底部添加一个独立的变化日志。在职业生涯的发展过程中,变化速度将会逐步减缓。如果你觉得自己的工作方式或偏好发生了重大变化的,特别是变化大到会让你再次更新本文分享的相关文档,那你就有必要在这个日志中做好记录,让自己和其他同事都更好地了解这一变化。(他们也许已经注意到了你的变化,但借此机会主动跟他们展开沟通,将有助于让你们加深彼此认识,让彼此了解这些变化对你们产生的影响。)

以下内容节选自我的“和我一起工作”指南:

首先,对于能够与你共事,我感到非常高兴!对此,我专门创建了这份指南,希望能让你了解我的工作与沟通方式。

值得注意的是,以下内容并非是既定规则,最多只能算是特定工作环境中的一种约定形式。另外,由于在具体工作中无法保证始终保持同样的工作风格,因此,这份文档可能会不定期更新。我也欢迎你随时针对以下内容与我展开交流,提供有效的反馈,或做出必要的删减。

一、协作风格

对我而言,能让我在工作中感到最快乐的团队,始终都能交付出理想的成果,并且团队成员自始至终都能友好地协作互助。

总结而言,我喜欢的协作风格主要有以下几个方面:

首先定方向,随后低接触:在开始一个项目之前,我倾向于大家花大量时间坐在一起,确定项目目标以及最有效的工作方式。在此基础上,大家能做到彼此信任,不过多干涉彼此工作(当然,如果遇到需要沟通的问题,我随时都乐意沟通)。

自上而下思考:在做决策或提观点之前,我倾向于了解更多的背景信息。因此,在最开始的时候,我总是会提出很多问题,以此来提高我对各方面的了解程度。

……

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图片来源:Pexels.com @Olya Kobruseva

写在最后

在日常工作中,如果你希望尝试本文分享的部分或所有工作文档,那你就可以在个人日历中添加文档检查或更新等提醒功能,最好开启定期重复功能,从而让你始终保持对这些文档的读取与更新。

多年以来,我一直在坚持这些习惯,我也很高兴能说服身边更多的同事参与其中,共同提高自我反省能力,实现个人发展,同时为企业的发展做出积极贡献。

要真正将这些文档落到实处,首先必须从心理层面实现转变,其次要做到严于律己。虽然最开始可能会觉得有点难,但坚持一段时间后,你肯定会发现这是一件非常值得去尝试的事情。

即便在工作和生活方面感到特别混乱和无助的时候,你也可以从中找到一些不太明显的模式和规律。发现模式与规律的过程与收获,有助于提高你的工作质量,让你觉得自己做的一切都是值得的。

归根到底,这一切都始于你的行动,我们不必等待他人来帮助我们达成目的,这一切都可以掌控在自己手中。

译者:俊一


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