新闻资讯

您现在的位置是:首页 » 科技 » 这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

科技

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

2022-06-22 科技
神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。 编者按:日常工作中,特别是在面对许多工作内容的时候,许多人都会借助待办事项清单来做好工作。但事实……

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:日常工作中,特别是在面对许多工作内容的时候,许多人都会借助待办事项清单来做好工作。但事实上,这个方法并不是做好本职工作的最有效方式。这篇文章来自编译,作者在文中分享了 10 个职场中常用的文档模板,帮助你更快速地实现成长与发展。这是系列文章的上篇,主要分享的是每日常用的文档模板。

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

图片来源:Getty Images

要想在创业公司表现出色,无论自己手头上有多少任务,无论自己在公司内部担任什么职务,你都必须完全了解和掌握自己的工作。这即是说,你必须要保持对最重要事项的关注,然后集中精力去完成这些任务。

众所周知,这说起来容易做起来难。各种未读消息和邮件提示总是会吸引我们的注意力,让我们总是处于反应模式,并错误地认为做了事就是一种进步。

另外,我们每天都可能要面对各种会议、信息、邮件、文件、其他部门需求、汇报、优先事项、突发紧急事项、各种数据、备忘录,以及个人生活,加之在创业公司的经历本来就像是在坐过山车一样,这通常会导致我们的情绪波动明显,在这些背景下,我们很容易屈服于这种杂乱的现实,最终迷失了方向。

然而,从根本上来讲,真正最重要的还是我们所做的工作对公司、客户、同事以及自身职业发展所产生的影响。要做到始终对这件事情的关注,唯一的方法就是在更重要的事项方面担负起应有的责任,在相关工作方面展现出的热情要像热衷于清空收件箱一样。

根据我多年的工作经验,我所知道的最优秀的领导者和经营者都同时具备大局观和细节把控能力。这种既抓大又抓小的方式的确存在矛盾,但并不是不可控。只要通过正确的方法,你始终都能保持对最重要事情的关注。

在这篇文章中,我将跟大家分享多年来帮助我做好公司管理的方法。这些年来,我也在不断整理和更新各项方法及模板,它们让我在日常工作中更加专注、平衡,既能保持自我意识,又能具备环境意识,同时还能保持对工作流程的掌控。

此外,这些方法还帮助我在实现更长远的目标方面取得了真正、持续的进展。具体而言,这不仅包括认同、接受并支持促进公司发展的各项目标,还包括对自身职业目标的理解以及在此基础上展开的有关行动。

就这些方法而言,我将它们分为了几大类,以让你更好地了解相关方法的具体适用场景。同时,我也分享了有关如何结合运用这些方法的经验和技巧。具体而言,我分享了自身职业生涯中的一些真实案例,同时还有一些可以直接用于实践的模板文件。

读完这篇文章后,我希望你能够尝试将这些方法用于实践,真正发现它们的实用性。更重要的是,我还希望它们能帮助你更有效地实现自身目标,并让整个实践过程变得更加令人满意。

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

图片来源:Pexels.com @Anete Lusina

每日文档

1. 持续更新的任务栈

持续更新的任务栈是我在某一特定时间段内会关注或计划关注的任务列表。它是一项非常有效的工具,可以让你全面了解个人的优先事项,以及各项事项的最新进展。它也是我日常工作中最实用的一项工具。

具体而言,持续更新的任务栈有三个主要特征:

  • 这里的“输出”,指的是可交付的单位工作成果。在这个定义框架下,你能够随时提醒自己,只有在完成任务后才能勾划掉相关事项。例如,“为初创企业举办晚宴”可以出现在你的任务栈中,但“为初创企业晚宴预订餐厅”则不应该出现。当然,后面这项任务也是实现最终成果的重要环节之一,但你肯定希望任务栈中的所有内容都直接与成果挂钩,因为它们才是影响成果的最直接因素。但如果你所做的工作只是跨部门工作中的一部分(尤其是在你的工作会影响整体工作的情况下),那你还是应该把这项工作罗列在任务栈中。
  • 就任务状态而言,我一般会使用“规划中”“进行中”“待执行”“待交付”“暂时不急于交付(并标注日期)”“无限期推迟”等状态。让自己看到哪些任务已经开始执行,哪些任务是优先事项,这实际上就能了解哪些任务还没有开始执行,或者哪些任务不是优先事项。
  • 排序后,你可以把持续更新的任务栈作为一个指南针,让自己在任何特定的时间里都知道该做什么事情。此外,这也有助于让你快速锁定接下来要完成的任务。

从许多层面来讲,这个持续更新的任务栈都只不过是一种过于简单化的实际工作情况呈现方式。在这些任务背后,可能还存在我们需要同时完成的若干任务。在这个任务栈中,所有任务的排序都可以随时调整,你也可以随时删减各项任务。任何时候,你都只需要做好记录即可。呈现在你眼前的这一过于简单化的列表,有助于让你在面对大量待办事项时保持清晰的认知,始终保持对最重要事项的关注。

除此之外,我也会在持续更新的任务栈中记录的一些细节信息。例如,我可能会添加时间信息、任务规模(我更喜欢用衣服尺寸来表示规模,其中,XS 表示最小,XL 表示最大)、任务大类、判断影响力及任务成功的标准(包括定性和定量两个角度),以及目标群体和利益相关者(包括内部和外部两个角度)等信息。

具体而言,你可以参考下图中的模板文件:

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

持续更新的任务栈。表格中的项目包括预计交付日期、任务状态、关键交付内容、任务规模、任务大类、影响衡量标准、受众群体、利益相关者、备注等。

多年以来,我的这份持续更新的任务栈文档帮助我认清并解决了许多之前让我极度困惑的问题:

  • 我现在的工作量到底有多少?太多还是太少?
  • 我是否有在真正完成工作,还是只是在向前推进但始终没有完成?
  • 我是否在负责许多工作,或者在帮助他人完成工作?
  • 对于他人请求我协助完成的任务,我应该接受还是拒绝?如果拒绝的话,我是否能向他们解释原因?
  • 我在工作中更倾向于主动完成还是被动回应?
  • 我在阻挠谁的工作?谁又在阻挠我的工作?
  • 我最近经常和谁一起工作?在工作中发挥主要作用的是我还是他人?其中是否存在某些共性或模式?
  • 这项工作是否属于公司的优先事项?如否,那我是否应该继续完成这项任务?
  • 接下来应该做什么任务?

如果你觉得各项任务过于混乱,或者已经有一段时间没有在持续更新的任务栈中更新信息,那我就会新建一个表格,追踪记录每周在某项任务上投入的时间,以及(或者)导致我迟迟无法交付的原因有哪些,以此来更加清晰地了解问题所在。

这个文档也可以跟我的上司或利益相关者共享,让他们不仅能了解我正在完成哪些任务,还能够确保大家都对这些优先事项保持着一致共识。

我还记得,在之前一段工作压力特别大的时期,我总是会参考这份持续更新的任务栈文档。每周一早晨,我和上司都会打开这份文档,了解目前的工作情况,以及其他团队需要我协助完成的任务,然后再一起按照任务的优先等级重新排序。

这样一来,我就能更加清楚地了解自己接下来将要完成的工作,这也让我在面对各项工作的时候始终都保持冷静与专注。此外,这也有助于让上司更了解我的工作情况,并针对优先事项展开讨论,同时为我提供必要的帮助。

最后,在自我工作评价与满意度较高或较低的时期,我都会借助持续更新的任务栈来客观了解自己的工作情况,并做出必要的调整。

2. “周末前完成”便利贴

对于待办事项而言,每个人都有自己的管理方式与工具。对我来说,真正能够对我自身工作起到决定性改善和提高的方法,则是写下三件(且不得超过三件)我认为如果本周没有完成就会非常失望的任务

具体而言,我会把这些任务直接写在便利贴上。一方面,这是我每周一早晨在计划工作时养成的一种习惯,另一方面,使用各种颜色的便利贴简要记录重点工作,也非常有别于待办事项清单、提醒通知或者追踪记录表等工具。另外值得一提的是,在完成这项任务并划掉这张便利贴的内容时,也会给我一种莫大的满足感。

在接下来的一周里,我会把这些便利贴转移并张贴到不同的地方,包括笔记本封面、笔记本内页、待办事项清单旁、键盘内侧。有的时候,如果快到周末但任务真的非常紧急的话,我甚至会将它张贴在浴室的镜子上。

如果说前文分享的持续更新的任务栈能够从宏观角度让你认识自己正在执行或者计划执行的任务,那么“周末前完成”便利贴就能直观地告诉你(或敦促你)现在应该立即做哪些任务。

如果时间比较紧张,或者根据目前的日程安排可能无法完成相关任务的,那我可能会专门留出一段时间来专注于完成这些任务。当然,我会尽可能避免这种情况,但如果真的需要的话,我甚至会暂缓完成某些优先等级较低的任务,从而给自己留出更多有效的时间。

下图就是我日常工作中所使用的便利贴:

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

3. “我最骄傲的”剪贴簿

正如其名,这个剪贴簿主要收藏的是让我引以为豪的内容。我会一直不断地更新这个剪贴簿,其中的内容格式也多种多样,包括屏幕截图、电子邮件内容,以及他人反馈等。

具体而言,所有内容都是无序排列的。随着时间的推移,在累积一定信息量的基础上,它就会形成一套非常有用的原始资料库,让你继续保持前进的动力。只要有让我骄傲的内容,我都会把它更新到这个剪贴簿,它的系统化或结构化程度则远低于前文提到的持续更新的任务栈。

长期下来,这份文档让我获得了两个方面的收获与启示。首先,我意识到,我不会对所有完成的工作都感到非常骄傲。借助《持续更新的任务栈》和《我最骄傲的剪贴簿》这两个文档,我能进一步认清到底哪些工作才会真正让我获得满足感。其次,我还发现,这份文档从来没有出现一些我认为自己会喜欢做的任务。相反,许多让我感到骄傲的任务事实上都是起初我认为自己并不会在意的任务。

例如,我以为我更青睐于一份以数据分析为重点的职业。但事实上,剪贴簿里没有一项内容与数据分析有关。其他人也没有针对我在数据分析方面的表现向我提供任何积极的反馈。

另一方面,令我感到意外的是,我没有想象到他人给我的直接、积极反馈(有的甚至是当面指出我的问题)能对我产生多大的激励作用。但是,《我最骄傲的剪贴簿》里却有许多来自同事和他人对我的善意反馈。

《我最骄傲的剪贴簿》实际上也是对自我认知的一种考验与测试。

它帮助我在职业发展过程中以真实数据与洞察力来发现真正让自己感到快乐的事情,以及发现在此基础上我想继续做的事情。

以下为剪贴簿一览:

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

4. 问题日志

问题日志与《我最骄傲的剪贴簿》相似,只不过它记录的是让我受挫的事情,而非鼓舞人心的事情。

遇到受挫的情况时,首先一定要诚实面对。具体而言,我遇到的受挫情况包括:无论如何都无法运行查询(尝试过起码 10 次!)、每周站会都让人感到百无聊赖,以及某次产品发布简直是浪费时间等等。当下,你看到这些内容可能会觉得尴尬,或者认为将其写下来纯属愚蠢之举,但再作回顾,它就有可能帮助你进一步提高工作效率,或者在工作中找到更多乐趣。

填写问题日志文档能让我想到大学足球队训练时的一种惯例——如果在训练中犯了错或者踢得不好,那就拔起几片草叶,让它们随风而去。

在职场环境中,填写问题日志为我提供了一个更有效的表达愤怒、沮丧或失望等情绪的渠道。把这些影响较大的感受从脑海中释放出来并记录在这个文档中,有助于减少当下的焦虑感,同时可以减少我在无意识中向他人传播消极情绪的可能性。

从更宏观的角度来讲,这个文档还有助于让我认识到我在对待工作方面的态度模式。其中,我发现自己在某些问题上非常敏感。例如,文档中记录的其实是小问题,但我在当下却小题大做。另外与之相关的认识是,我发现自己很快就会忘记这些小问题的存在。很多时候,当我回顾文档内容时,我都几乎不记得了。

另一方面,这份文档也让我认识到了那些给我造成巨大伤害的事情。有时候,我会发现某些工作内容或类型总是反复出现在问题日志上。这实际上是及时干预或以某种方式做出改变的绝好时机。有时候,这意味着需要寻求他人帮助。如果是这样的话,你可以直接从问题日志中挑选最显眼的问题与案例,以便在寻求他人帮助的过程中实现充分且有效的沟通。

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(上)

图片来源:pexels.com @Pew Nguyen

5. 今天我学到了……

这个文档也非常直观。正如其名,其中主要记录的是我学到的内容,并且通常都是以项目符号的形式记录的。

对我来说,我学到的内容非常广泛,包括技术细节(“API 的工作方式”)、以后可能用得到的实用资源或信息(“计算某个东西的时候可以用到这个查询”)、对工作方式的观察与总结(“我发现自己在早晨更加敏锐”)、我希望记住的关于同事的个人细节信息(“同事 A 有个三岁的儿子,名叫 Leo”),以及个人见解(“同事 B 说我总是保持着最乐观的态度”)等等。

在记录这些内容的时候,我还会注明日期,并且按月分类,这样也方便回顾,并了解当时的背景情况。

平时,我会频繁地查看这份文档。我发现,我经常都记得自己曾把相关的内容放进文档,但却记不起相关的细节信息。通过回顾,我就只需要几秒的时间就能搜索定位这些信息。

这份文档在日常工作中极具实用性,它也降低了我多次针对同一问题提问的可能性,同时也锻炼了我的独立工作能力,而不是遇到问题就寻求他人帮助。

此外,我还发现,如果我花十秒钟把相关内容添加到文档中,我就更有可能记住它。(据 2013 年发表于《教育心理学杂志》<Journal of Educational Psychology>的一篇研究报告,重写有助于大脑对信息进行编码,并且用笔写要好过于打字。不过,这也将导致文档内容的可搜索性降低,而对我来说,这可能更加重要。)

另外,说到自我反省,这份文档也能帮助我从更微观的角度了解自己在学什么、怎么学,以及自己的学习曲线。例如,我发现,有些时候,我在学习技术相关的内容方面速度较慢,但在学习组织或团队相关内容方面的速度又较快。

许多职业建议都提到,如果学不到新东西就可以考虑离开这家公司了。我认为这是一个很好的方向型建议,但更重要的是,你应该在学习方面保持开放的心态。

有这么一份文档就可以让你充分认识到自己在学习旅程中所处的位置。在此基础上,你也可以更好地了解自己是否需要进一步做出改变。

延伸阅读:

这10个文档模板,帮你在职场中打破瓶颈、实现飞跃(下)

译者:俊一